Organizador (6) ー Mejorar la productividad, salud y creatividad con la organización del escritorio

English, Español, Français, 日本語

Recientemente, muchos estudios apuntan que en la sociedad moderna, nos sentamos mucho tiempo debido al avance computacional y al trabajo en el el escritorio (empresa, escuela, artistas, etc.) Eso significa que la forma en que manejas tu escritorio puede afectar tu trabajo, tu día y tu vida.

En las últimas décadas, nos hemos enfrentado con el problema de falta de sueño (la pantalla del computador/teléfono es el principal enemigo de la calidad del sueño), lo cual es algo esencial pues tenemos que dormir un tercio del día/vida y cuidar el ambiente para ello. Por otro lado, tenemos otro problema presente a lo largo de la vida: nos sentamos más que nunca, particularmente en frente del escritorio (incluso más horas que el sueño). Esto afecta la productividad y la salud. En este sentido, necesitamos pensar en el ambiente del escritorio (sobre el escritor y su alrededor).

Tomando en cuenta estos factores, en esta entrada voy a hablar principalmente sobre cómo la organización del escritorio afecta nuestra productividad, salud y creatividad, a través de los varios puntos siguientes: por qué es importante un buen ambiente del escritorio, cuáles son los problemas, y cómo mejorarlos con un hábito específico.

Por qué es importante pensar en el ambiente del escritorio

En pocas palabras, es porque nos sentamos mucho tiempo y usamos el escritorio demasiado, además tenemos muchas distracciones que afecta nuestra productividad. Vamos a ver un poco de la historia de silla y escritorio.

La historia de la silla
Si observas la historia de sentarse, es interesante saber que es una práctica relativamente nueva para la gente ordinaria. Después de la época de cacería, entraron a la era de la agricultura, y luego la silla apareció para montar a la gente rica para que se viera más alta que los pobres (literalmente). Fue alrededor del siglo XIX cuando las sillas baratas fueron hechas debido a la revolución industrial. Antes del siglo XX, la mayoría se sentaba en la casa y el trabajo, y ahora nos sentamos más de un tercio de nuestro día.

La historia del escritorio
Junto con la historia de la silla, el escritorio evolucionó en los últimos siglos, y muy rápidamente en las últimas décadas. Además, con el invento de la tecnología y el computador, la velocidad del cambio fue sin antecedentes. Abajo es hay un vídeo y una imagen interesante de un estudio realizado por Harvard Innovation Lab, para ilustrar el impacto de la tecnología sobre nuestra vida en los últimos 35 años.

140922desk-08.jpg

Esto muestra que el computador reemplazó muchos trabajos que los materiales del escritorio hacían (excepto los lentes de sol, aunque no creo que sea necesario ponerlos sobre el escritorio)

Entonces, las cosas se convirtieron en algo más útil y sencillo. Todos estamos felices y fin de esta entrada, cierto? Quizás, te puede interesar la entrada anterior antes de salir (Como hacer un escritorio sencillo). Gracias por tu visita!

…..Espera!

No, todavía no ha terminado pues la cosa no es tan sencilla. Vamos a ver algunos problemas que mucha gente enfrenta.

Los problemas que enfrentamos en cuanto al escritorio

¿Tu escritorio y su alrededor se parecen como la foto de arriba a la derecha? Diría que la mayoría respondería no. Dicho de otro modo, todavía tenemos el problema de desordenar el escritorio, lo cual afecta la productividad. Vale la pena apuntar que es bastante normal acumular las cosas a medida que añades más tareas. Por ende, necesitas sensibilizarte sobre la importancia de organizar el escritorio y tomar acción constantemente a través de desarrollo del hábito.

Además de los ítems físicos, es fácil de estar distraído, especialmente con el smartphone (llamado, notificación de las redes sociales y otras aplicaciones, etc.). Por lo tanto, aunque me gusta la simplicidad de la foto de arriba a la derecha, poner tu celular sobre el escritorio no es recomendable.

En pocas palabras, podemos decir lo siguiente:

Cómo haces las cosas refleja cómo tu escritorio está organizado y viceversa.

Fuente de distracción y cómo funciona el cuerpo

Hay muchos beneficios de organizar y limpiar tu escritorio: te da más espacio físico, te mantiene enfocado, aumenta la eficiencia, te hace parecer más profesional, y lo más importante, te sientes mejor. Si tu escritorio está desordenado, en cambio, tendrás los resultados contrarios. Están relacionadas con la función del cuerpo tal como los ojos y el cerebro.

Los ojos pueden capturar mucha información aun en el nivel inconsciente, lo cual significa que mientras más cosas pones sobre el escritorio, más tus ojos tratan de ver (distracción). Por ejemplo, si tienes 100 cosas alrededor del escritorio (los libros, archivos, papeles, artículos de oficina, celular, póster, tus colegas que se mueven mucho, etc.), ellos usan más energía que tener solo 3 cosas a la vista.

Por otro lado, si pensamos cómo funciona el cerebro, cualquier distracción será un enemigo del enfoque y la productividad. Por ejemplo, el estudio de la Universidad de California ha mostrado que necesitan 23 minutos y 15 segundos para reenfocarse después de una distracción. Esto significa que si tienes una distracción en menos de cada 23 minutos (buscando un documento por mucho tiempo, viendo alguien que se mueve, notificación de correo y las redes sociales, etc.), es probable que NUNCA estés en el modo enfocado, lo cual afecta la productividad negativamente.

También, si te mantienes sentando por mucho tiempo, tiendes a bloquear tus pensamientos de la misma forma, por lo que no surgen nuevas ideas.

Teniendo esto en cuenta, vamos a ver cómo organizar el ambiente del escritorio.

Cómo organizar el ambiente del escritorio

Es bastante parecido a la organización de otras cosas físicas (la casa, cosas para llevar en la  mudanza/ viaje, etc.): identificar los ítems necesarios, quitar todo el resto y las distracciones, y desarrollar un hábito de mantenerlo.

Identificar las actividades e ítems principales

Todos somos diferentes, así como las actividades principales que haces  y lo que pones sobre el escritorio.

Sin embargo, es importante identificar una/unas actividades prioritarias en vez de poner cosas para muchas tareas. Muchos estudios incluyendo el de American Psychological Association muestran cada vez más que lo que pensamos que es multitarea es inefectivo e ineficiente (lo que está pasando es que cambias de una cosa a otra sin mucho enfoque).

Para dar mi ejemplo, abajo están mis actividades prioritarias en la casa: los ítems que necesito sobre el escritorio (y los que necesito pero no necesariamente en frente mío y dejé en el estante).

-Aprendizaje de Idioma: computador, artículos de oficina (diccionario, libros)
-Blog : Computador, artículos de oficina (drawing pad, cámara)
-Curso online y otra actividad de aprendizaje: Computador, artículos de oficina (libros)

Puedes ver cuáles son esenciales, verdad? Son el computador y los artículos de la oficina. Además, quizás agua. papel y un pequeño escritorio para pararse (stand desk, sobre el cual explicaré luego). A veces, yo me paro poniendo mi computador sobre el stand desk y si me canso, me siento.
<Home desk>

En cuanto a mi oficina en el trabajo, solo mantengo una pantalla, mouse, una taza de agua y papel.

Si tienes dificultad para identificar los ítems esenciales, puedes aplicar la Regla de 3 veces ajustando el periodo de 1 año a 1 día. Es decir, si sientes la necesidad de alguna cosa específica por 3 veces o más por día, lo mantienes, y si no, quítalo del escritorio. Como herramienta complementaria, puedes usar pen stand, archivo, etc.

Identificar y quitar los ítems no esenciales

En pocas palabras, el resto puede quitarse del escritorio. Esto incluye entre otros el celular, papeles, libros, reloj, póster, etc (dependiendo de tu actividad e ítem principal). Especialmente, el celular es el enemigo de la productividad y el enfoque. (acuérdate que necesitamos alrededor de 30 minutos para re-enfocarnos). Algunos pueden insistir que es necesario en caso de emergencia. Pero es bastante raro (¿cuántas llamadas de urgencias tuviste en los últimos 3 meses? Yo no tuve ninguna). Además, puedes chequear tu teléfono cuando tomas un pequeña pausa (sobre la cual voy a hablar luego).

Si realmente puedes quitar el resto, puedes sacar la mayoría de las cosas y aprender qué es esencial para ti, lo cual te ayudar a organizar otros espacios físicos. .

Algunos consejos 

También si existe una vista en donde tú ves a tus colegas moverse mucho, puede ser una distracción a la vista por lo que puedes bloquear dicha vista poniendo algo en el camino (estante, libros, archivo, etc.). Para evitar el ruido, puedes poner audífono y quizás poner música relajada (por el espacio, recomiendo uno pequeño con bluetooth). También si tienes stand desk que te permite pararte, sería bueno por la razón de la salud (voy a hablar de eso un poco después).

Desarrollo del hábito

Es importante entender que hacemos un desorden por defecto, por lo que para mantener tu escritorio organizado, necesitas un hábito de organización (desordenar → limpiar → poner muchas cosas → quitar cosas innecesarias). Poner un pequeño post-it diciendo “organizar” puede apoyarte, si quieres, y se siente muy bien cuando ya no lo necesitas después de tener dicho hábito ( (yo lo mismo intenté y funcionó bien)

Ahora, vamos a echar una ojeada más allá de la organización del escritorio

Sentarse, pararse, y moverse  

Sentarse 
Ya hablé de la productividad y cómo organizar el ambiente del escritorio. Pero eso no significa que puedes mantenerte sentado. De hecho, si te sientas por mucho tiempo, te hace daño a largo plazo (aumenta el riesgo de diabetes, coágulos de la sangre, ataque al corazón, cáncer, etc.) Por lo tanto, cada vez más las oficinas están recomendando el stand desk que nos permite pararnos y trabajar a la vez (puedes verlo en la foto de arriba).

Pararse 
Sin embargo, pararse es una solución? Sí y no. Sí porque necesitas evitar sentarte por mucho tiempo, y no porque tampoco quieres pararte sin moverte.

Por 3 años, estuve trabajando como un cocinero, y casi nunca me senté durante el día (estaba parado por 13 horas por día). Estaba muy sano? No necesariamente. De hecho, empecé a tener várices probablemente por esta experiencia (sin prueba científica, y quizás otra razón es que viajaba mucho en bus por muchas horas). En fin, la receta de la vida sana no es sentarse ni pararse por mucho tiempo.

Moverse
Entonces, la mejor manera es mezclarlos con el movimiento físico: sentarse para un trabajo enfocado (por ejemplo, escrito) → pararse para la tarea liviana (por ejemplo, lectura) → caminar 5 minutos (la técnica de pomodoro, que es trabajar intensivamente por 25 minutos, seguido de descansar por 5 minutos) Esta técnica aumenta tu productividad y la vida sana, así como la creatividad, pues las pruebas científicas dices que cuando caminas, te bañas, etc., te surgen más ideas creativas. Si no estás acostumbrado, también puedes poner un post-it que dice “muévete” o utilizar una aplicación de Pomodoro (25 min de trabajo y 5 min de descanso).

En conclusión, necesitamos enfrentar el problema del desorden del escritorio y sentarse por mucho tiempo, por lo que es importante tener un sistema de organización (hábito, post-it), con el fin de recordarte pararte y moverte (caminar). Cuando vuelavas al escritorio después de caminar, puedes sentirse rejuvenecido y refrescado. Disfrutemos sentarnos, pararnos y movernos.

Aprendizaje de esta vez

Con el fin de promover la productividad, una vida sana y mejor creatividad en la sociedad moderna, donde nos sentamos por mucho tiempo en frente al escritorio, es crucial organizar el ambiente del mismo, pararte y caminar de vez en cuando.

Gracias por leer este artículo. Si te gusta, no te olvides de suscribirte por favor. Si tienes algún comentario o pregunta, no dudes en escribir, ¡Que tengas un buen aprendizaje!

—————————-

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.