Organisateur (6) ー Augmenter la productivité, la santé et la créativité en organisant le bureau

English, Español, Français, 日本語

De nos jours, de nombreuses études soulignent que dans la société moderne, nous restons assis longtemps en raison des progrès informatiques et du travail au bureau (entreprise, école, artistes, etc.), ce qui signifie que la façon dont vous gérez votre bureau peut influer sur votre travail, la journée et la vie.

Au cours des dernières décennies, nous avons été confrontés au problème du manque de sommeil (l’écran / le téléphone est le principal ennemi de la qualité du sommeil), ce qui est essentiel car nous devons dormir un tiers de la journée / de la vie et prendre soin de l’environment de sommeil. D’autre part, nous avons un autre problème présent tout au long de la vie : nous nous asseyons plus que jamais, en particulier devant le bureau (même plus d’heures que dormir). Cela affecte la productivité et la santé. En ce sens, nous devons penser à l’environnement de bureau (sur le bureau et ses alentours).

Compte tenue de ces facteurs, dans cet article, je parlerai principalement de la façon dont l’organisation de bureau affecte notre productivité, notre santé et notre créativité, à travers les points suivants: pourquoi un bon environnement de bureau est-il important, quels sont les problèmes, et comment les améliorer avec une habitude spécifique.

Pourquoi il est important de penser à l’environnement de bureau

En résumé, c’est parce que nous restons assis trop longtemps et que nous utilisons trop le bureau. De plus, nous avons beaucoup de distractions qui affectent notre productivité. Voyons tout d’abord l’histoire de la chaise et de bureau.

L’histoire de la chaise
Si vous regardez l’histoire de la séance, il est intéressant de savoir que c’est une pratique relativement nouvelle pour les gens ordinaires. Après l’époque de la chasse, ils sont entrés dans l’ère de l’agriculture, puis la chaise a semblé chevaucher les riches pour les faire paraître plus haute que les pauvres (littéralement). C’est vers le 19ème siècle que les chaises pas chers  ont été fabriqués en raison de la révolution industrielle. Autour du 20ème siècle, la plupart des gens restaient assis à la maison et au travail et maintenant, nous passons plus d’un tiers de notre temps.

L’histoire de bureau
Parallèlement à l’histoire de la chaise, le bureau a évolué au cours des derniers siècles et très rapidement au cours des dernières décennies. De plus, avec l’invention de la technologie et de l’ordinateur, la rapidité des changements était sans précédent. Vous trouverez ci-dessous une vidéo et une image intéressante d’une étude réalisée par Harvard Innovation Lab, qui illustrent l’impact de la technologie sur nos vies au cours des 35 dernières années.

140922desk-08.jpg

Cela montre que l’ordinateur a remplacé de nombreux travaux effectués par le matériel de bureau (à l’exception des lunettes de soleil, bien que je ne pense pas qu’il soit nécessaire de les mettre sur le bureau).

Ensuite, les choses sont devenues plus utiles et simples. Nous sommes tous heureux et fin de cette entrée, non? Peut-être pourriez-vous vous intéresser à l’entrée précédente avant de partir (Comment créer un simple bureau). Merci pour votre visite!

….. Attendez!

Non, ce n’est pas fini car la chose n’est pas si simple. Nous allons voir des problèmes que beaucoup de gens rencontrent.

Les problèmes auxquels nous sommes confrontés en termes de bureau

Votre bureau et ses environs ressemblent-ils à la photo ci-dessus à droite? Je dirais que la plupart répondrait 《non》. En d’autres termes, nous avons toujours le problème de gâcher le bureau, ce qui affecte la productivité. Il est à noter qu’il est tout à fait normal d’accumuler des choses lorsque vous ajoutez plus de tâches. Par conséquent, vous devez être conscient de l’importance d’organiser le bureau et d’agir sans cesse en développant vos habitudes.

En plus des éléments physiques, il est facile de se laisser distraire, en particulier avec le smartphone (appelé et / ou notification des réseaux sociaux et autres applications, etc.). Par conséquent, bien que j’aime la simplicité de la photo ci-dessus à droite, il n’est pas recommandé de placer votre téléphone portable sur le bureau.

En quelques mots, on peut dire ce qui suit:

Comment vous faites les choses reflète comment votre bureau est organisé et vice versa.

Source de distraction et fonctionnement du corps

Il existe de nombreux avantages à organiser et à nettoyer votre bureau: cela vous donne plus d’espace physique, vous permet de rester concentré, d’augmenter votre efficacité, vous avez l’air plus professionnel, le plus important encore, c’est que vous vous sentez mieux. Si votre bureau est en désordre, vous obtiendrez les résultats contraires. Ils sont liées au fonctionnement du corps, comme les yeux et le cerveau.

Les yeux peuvent capter beaucoup d’informations, même au niveau inconscient, ce qui signifie que plus vous mettez de choses sur le bureau, plus vos yeux essaient de voir (distraction). Par exemple, si vous avez 100 objets sur le bureau (livres, dossiers, papiers, fournitures de bureau, téléphones portables, affiches, vos collègues qui bougent beaucoup, etc.), ils consomment plus d’énergie que 3 objets seulement dans votre vue.

D’autre part, si nous réfléchissons au fonctionnement du cerveau, toute distraction sera un ennemi de la concentration et de la productivité. Par exemple, l’étude de l’Université de Californie a montré qu’il faut 23 minutes et 15 secondes pour se re-concentrer après une distraction. Cela signifie que si vous avez une distraction moins de 23 minutes (chercher un document pour longtemps, voir quelqu’un bouger, notification d’e-mail et des réseaux sociaux, etc.), vous n’êtes probablement JAMAIS en mode focalisé, ce  qui affecte négativement la productivité.

En outre, si vous restez assis si longtemps, vous aurez tendance à bloquer vos pensées de la même manière, de sorte que de nouvelles idées ne surgissent pas.

Dans cet esprit, voyons comment organiser l’environnement de bureau.

Comment organiser l’environnement de bureau

Cela ressemble beaucoup à l’organisation d’autres objets physiques (la maison, les objets à emporter lors du déménagement / voyage, etc.): identifiez les objets nécessaires, supprimez tout le reste et les distractions et développez l’habitude de le conserver.

Identifier les activités et les articles principaux

Nous sommes tous différents, ainsi que les activités principales que vous faites et ce que vous mettez sur le bureau

Cependant, il est important d’identifier une priorité / des activités au lieu de mettre tous les choses en place pour de nombreuses tâches. De nombreuses études, y compris celle de American Psychological Association, montrent de plus en plus que ce que nous pensons être le multitâche est inefficace et inefficace (ce qui se passe, c’est que l’on passe d’une chose à une autre sans trop se concentrer).

Pour donner mon exemple, voici mes activités prioritaires à la maison: les articles dont j’ai besoin sur le bureau (et ceux dont je n’ai pas besoin nécessairement devant moi et ce que je laisse sur l’étagère).

-Apprentissage de langue: ordinateur, fournitures de bureau (dictionnaire, livres)
-Blog: ordinateur, fournitures de bureau (bloc-notes, appareil photo)
-Cours en ligne et autres activités d’apprentissage: ordinateur, fournitures de bureau (livres)

Vous pouvez voir lesquels sont essentiels, non? Ils sont l’ordinateur et les articles de bureau. Aussi, peut-être de l’eau. papier et un petit stand-desk (bureau sur lequel je vais expliquer plus tard). Parfois, je cesse de poser mon ordinateur sur le stand-desk et si je suis fatigué, je m’assis.
<Bureau d’accueil>

En ce qui concerne mon bureau au travail, je ne conserve qu’un écran, une souris, une tasse d’eau et du papier de soie.

Si vous avez des difficultés à identifier les éléments essentiels, vous pouvez appliquer la regule de 3 fois pour désencombrer en ajustant la période d’un an à un jour. C’est-à-dire que si vous avez besoin de quelque chose de spécifique 3 fois ou plus par jour, conservez-le et, dans le cas contraire, supprimez-le du bureau. En tant qu’outil complémentaire, vous pouvez utiliser un porte-stylet, un fichier, etc.

Identifier et supprimer les éléments non essentiels

En pocas palabras, el resto puede quitarse del escritorio. Esto incluye entre otros el celular, papeles, libros, reloj, póster, etc (en fonction de vos activités et articles prioritaires). Especialmente, el celular es el enemigo de la productividad y el enfoque. (acuérdate que necesitamos alrededor de 30 minutos para re-enfocarnos). Algunos pueden insistir que es necesario en caso de emergencia. Pero es bastante raro (¿cuántas llamadas de urgencias tuviste en los últimos 3 meses? Yo no tuve ninguna). Además, puedes chequear tu teléfono cuando tomas un pequeña pausa (sobre la cual voy a hablar luego).

En bref, le reste peut être supprimé du bureau. Cela comprend, entre autres, le téléphone portable, les papiers, les livres, l’horloge, les affiches, etc. En particulier, le téléphone est l’ennemi de la productivité et de la concentration (rappelez-vous qu’il faut environ 30 minutes pour se recentrer). Certains peuvent insister sur le fait que cela est nécessaire en cas d’urgence. Mais c’est assez rare (combien d’appels d’urgence avez-vous reçus au cours des 3 derniers mois? Je n’en ai pas eu). Vous pouvez également regarder votre téléphone pendant la pause (dont je parlerai plus tard).

Si vous pouvez vraiment supprimer le reste, vous pouvez extraire la plupart des choses et apprendre ce qui est essentiel pour vous, ce qui vous aidera à organiser d’autres espaces physiques.

Quelques conseils

De plus, s’il existe une vue dans laquelle vos collègues bougent beaucoup, il peut en résulter une distraction, vous pouvez donc la bloquer en mettant un obstacle (tablettes, livres, fichiers, etc.). Pour éviter le bruit, vous pouvez mettre une aide auditive et peut-être une musique relaxante (pour l’espace, je recommande une petite avec Bluetooth). De plus, si vous avez un stand-desk qui vous permet de vous lever, ce serait bien pour des raisons de santé (j’en parlerai un peu plus tard).

Développement d’habitudes

Il est important de comprendre que nous faisons un désordre par défaut. Pour garder votre bureau organisé, vous devez donc avoir une habitude d’organisation (désordre → propre → mettre plein de choses → supprimer les choses inutiles). Mettez un petit post-it disant “organiser” peut vous aider, si vous voulez. Cela fait du bien de ne plus en avoir besoin après avoir eu une telle habitude (j’ai essayé la même chose et cela a bien fonctionné).

Passons maintenant au-delà de l’organisation de bureau

S’asseoir, se lever, et bouger  

S”asseoir 
J’ai déjà parlé de la productivité et de la façon d’organiser l’environnement de bureau. Mais cela ne signifie pas que vous pouvez toujours rester assis. En fait, si vous restez assis assez longtemps, cela vous fera mal à long terme (augmente le risque de diabète, de caillots sanguins, de crise cardiaque, de cancer, etc.). Par conséquent, de plus en plus de bureaux recommandent le stand-desk qui nous permet de nous lever et de travailler en même temps.

Se lever
Cependant, se lever est une solution? Oui et non. Oui parce que vous devez éviter de rester assis pour longtemps, et c’est non parce que vous ne voulez pas rester debout sans bouger.

Pendant 3 ans, je travaillais comme cuisinière et je ne m’assoyais presque jamais pendant la journée (13 heures par jour). Était-il en très bonne santé? Pas nécessairement. En fait, j’ai commencé à avoir des varices probablement à cause de cette expérience (sans preuve scientifique, et peut-être une autre raison est que j’ai beaucoup voyagé en bus pendant plusieurs heures). En bref, la recette pour une vie saine est de ne pas rester assis ou debout longtemps.

Bouger 
Le meilleur moyen est donc de les mélanger avec le mouvement physique: s’asseoir pour un travail précis (par exemple, écrire) → se lever pour la tâche légère (par exemple, lire) → marcher 5 minutes (technique du pomodoro, qui consiste à travailler de manière intensive 25 minutes, suivies de 5 minutes de pause) Cette technique augmente votre productivité et votre vie en bonne santé, ainsi que votre créativité, car les tests scientifiques indiquent que lorsque vous marchez, vous baignez, etc., vous avez des idées plus créatives. Si vous n’êtes pas habitué, vous pouvez également mettre un post-it disant “bouger” ou utiliser une application Pomodoro (25 minutes de travail et 5 minutes de repos).

En conclusion, nous devons faire face au problème d’encombrement du bureau et de rester assis pour longtemps. Il est donc important de disposer d’un système d’organisation (habitude, post-it), afin de vous rappeler de vous lever et de bouger (marcher). Lorsque vous vous rendez au bureau après avoir marché, vous pouvez vous sentir rajeuni et rafraîchi. Profitons-en assis, debout et bouger.

Apprentissage de cette fois-ci

Afin de promouvoir la productivité, une vie saine et une meilleure créativité dans la société moderne où nous restons assis longtemps devant le bureau, il est essentiel d’organiser l’environnement de bureau, de se lever et de marcher de temps en temps.

Merci d’avoir lu cet article. Si vous l’aimez, n’oubliez pas de vous inscrire s’il vous plaît. Si vous avez des commentaires ou des questions, n’hésitez pas à écrire, bon apprentissage!

—————————-

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.